Manoscritti e rari e Gabinetto disegni e stampe

La consultazione avviene in due diverse Sale aperte al pubblico, con i seguenti orari e modalità:

Tutta la documentazione è liberamente consultabile. L’utenza è tenuta a rispettare, in generale per la consultazione e in particolare per l’eventuale riproduzione con mezzi propri del materiale consultato:

• la normativa in materia di diritto d’autore (L. 22 aprile 1941, n. 633 e successive modificazioni);
• la normativa in materia di consultabilità dei documenti archivistici e protezione dei dati personali (D.Lgs. 30 giugno 1993, n. 196 e successive modificazioni);
• il codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (D.Lgs. 30 giugno 1993, n. 196, Allegato A/2);
• la normativa in materia di riproduzione dei beni culturali (art. 108 del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, in particolare per quanto riguarda i commi 3 e 3 bis, così come modificati dalla L. 4 agosto 2017, n. 124, art. 1, comma 171);
• le norme in materia di conservazione e tutela del patrimonio documentario adottate dalla Biblioteca comunale dell’Archiginnasio, che in particolare si riserva di far consultare, al posto dell’originale del documento richiesto, riproduzioni, qualora ne disponga, su qualsiasi supporto (rif. D.L. 1163/1911, art. 88, c. 4).

Le modalità di seguito elencate sono finalizzate ad assicurare all’utenza condizioni di lavoro adeguate ad un luogo di studio e di ricerca e a garantire la tutela del materiale documentario. L’utenza è tenuta a prenderne visione e ad attenervisi scrupolosamente.

Limiti alla consultabilità dei documenti possono essere determinati dalla loro temporanea indisponibilità (perché sottoposti ad interventi conservativi o di restauro, esposti in mostra, in corso di riproduzione o simili) oppure perché in precario stato di conservazione o in corso di riordino e catalogazione, oppure in riferimento alla normativa in materia di consultabilità degli archivi e protezione dei dati personali.

Accesso e ammissione

Sono ammesse tutte le persone che intendano condurre ricerche sui materiali gestiti dalla Sezione Manoscritti e rari e Gabinetto disegni e stampe, in originale o in riproduzione.

Per la consultazione dei materiali in originale, al primo accesso è necessario presentare un documento di identità in corso di validità (rilasciato da pubblica amministrazione per i cittadini dell’U.E.; passaporto per i cittadini non U.E.), corredato da foto. I dati personali sono annotati su una scheda anagrafica individuale, con scadenza al 31 dicembre dell’anno solare in corso.

All’utenza viene richiesto di firmare una dichiarazione relativa al rispetto delle normative sopraindicate.

È consentito accedere alle Sale con computer personale portatile privo di custodia, matita cancellabile, carta per appunti strettamente indispensabile e, se necessario, metro flessibile a nastro, lente di ingrandimento, guanti di cotone bianchi (questi ultimi per manoscritti miniati, disegni, fotografie o altri materiali speciali).

Non si possono introdurre nelle Sale libri o documenti propri né di altre sezioni della Biblioteca, salvo eccezioni autorizzate di volta in volta a seguito di richiesta motivata.

È vietato introdurre nelle Sale forbici, coltelli, lamette, rasoi, nastro adesivo, colla, correttori o qualsiasi altro oggetto o sostanza potenzialmente dannosi per i documenti.

Norme per la consultazione

All’ingresso in Sala Manoscritti e rari è necessario firmare il registro delle presenze giornaliere e compilare la/e scheda/e di richiesta dei documenti di interesse, sia che si tratti di documenti in originale che in copia.

Salvo motivate esigenze, è possibile consultare una sola unità documentaria alla volta (un fascicolo o un registro per i fondi speciali, un volume per i manoscritti o per le edizioni rare), o non più di dieci carte sciolte contemporaneamente.

Giornalmente è possibile consultare a persona, in originale, non più di 2 buste di fondi speciali oppure 5 volumi (o fascicoli o registri) oppure 3 volumi (o fascicoli o registri) più 2 buste; per i materiali iconografici con collocazione GDS e i documenti conservati nei fondi speciali archivistici che presentano caratteristiche particolari in relazione al formato o allo stato di conservazione, la quantità giornaliera viene concordata al momento della definizione dell’appuntamento per la consultazione presso il Gabinetto disegni e stampe.

Ricerche che richiedano un numero superiore di documenti potranno essere autorizzate a seguito di richiesta scritta motivata.

Per le riproduzioni in formato cartaceo è possibile consultare giornalmente non più di 10 unità documentarie (volumi o scatole).

Le riproduzioni digitali proprie della Biblioteca debbono essere consultate unicamente sulle postazioni PC dedicate all’utenza della Sala Manoscritti e rari, e non possono essere scaricate sul PC personale.

È libera la consultazione del materiale bibliografico moderno di corredo alle Sale.

È possibile prenotare, sia di persona sia telefonicamente o per email, i documenti che si intendono consultare.

Chi consulta i materiali dovrà:

• non alterare in alcun modo l’ordine dei documenti;
• esaminare il materiale affidato con le mani pulite;
• usare sempre e solo matite cancellabili per prendere appunti;
• non temperare la matita sui tavoli;
• servirsi, come segno e per scorrere le righe, dell’apposita striscia in carta barriera fornita dal personale che presta assistenza in Sala;
• non appoggiare la matita, le mani o le dita sui documenti per aiutarsi nella lettura;
• non tracciare segni o sottolineature, anche a matita, sui documenti;
• non sovrapporre ai documenti carta per scrivere o altro;
• posizionare i volumi rilegati sugli appositi supporti e, per tenerli aperti, richiedere gli appositi cordini piombati al personale che presta assistenza in Sala;
• non ricalcare immagini (filigrane, disegni, miniature, legature);
• seguire le istruzioni date dal personale Responsabile di Sala per la consultazione di documenti speciali o di grandi dimensioni o in precario stato di conservazione;
• segnalare al personale Responsabile di Sala eventuali mancanze o danni o incongruenze riscontrati nei documenti consegnati.

I documenti di qualsiasi natura non possono essere consultati da due persone contemporaneamente, né essere passati da una persona a un’altra.

Se nel corso della consultazione ci si allontana dalle Sale per pochi minuti, senza uscire dalla Biblioteca, si può lasciare il volume chiuso sul leggio. I manoscritti miniati, le carte sciolte, i volumi di piccolo formato o comunque di particolare pregio devono invece essere consegnati al personale che presta assistenza in Sala.

La Biblioteca non è responsabile degli effetti personali abbandonati nelle Sale.

Per ogni manoscritto o fascicolo o busta di fondo speciale consultato, è necessario riportare sull’apposito schedone che correda il documento le indicazioni ivi prescritte (nome e cognome, data consegna e restituzione).

Una volta conclusa la consultazione, i materiali vanno riconsegnati al personale che presta assistenza in Sala, specificando se si intende averli in deposito o restituirli. La durata del deposito è settimanale (per non più di 2 buste o volumi contemporaneamente), purché non si tratti di documenti di pregio o dimensioni particolari.

L’utenza è tenuta a consegnare copia delle pubblicazioni che comprendano immagini di materiali per le quali sia stata ottenuta l’apposita autorizzazione alla pubblicazione, se specificato.

Si invita a far pervenire alla Biblioteca un esemplare delle pubblicazioni concernenti il materiale consultato.

Riproduzioni

La Sezione conserva riproduzioni in diversi formati (stampe da microfilm, fotografie analogiche e digitali) del patrimonio manoscritto e raro a stampa e dei materiali iconografici.

A seguito di specifica richiesta alla Biblioteca, da compilare sull’apposito modulo, sono fornite, a pagamento, riproduzioni a scopo di studio (con filigrana) e di pubblicazione.

È possibile riprodurre con mezzi propri, per esclusivo uso di studio, i materiali consultati in originale (ai sensi dell’art. 108, commi 3 e 3 bis, del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42), nel rispetto dello stato di conservazione dei documenti, nonché della normativa in materia di consultabilità dei documenti archivistici e protezione dei dati personali e delle limitazioni imposte dalla normativa in materia di diritto d’autore.

Al momento della riproduzione con mezzi propri l’utenza è tenuta a seguire le istruzioni date dal personale Responsabile di Sala e a manipolare i documenti con particolare attenzione.

Si ricorda che non è consentito:

• l’utilizzo di flash o altre fonti luminose portatili, scanner e treppiedi;
• salire su sedie o scale, appoggiare il materiale a terra o spostarlo in altre zone delle Sale allo scopo di ottenere migliori condizioni di ripresa;
• spianare le carte con le mani, forzare l’apertura dei volumi, tenere sospesi i volumi o i documenti (es. per riprodurre le filigrane);
• usare una delle mani per tenere fermo il volume; la riproduzione deve essere effettuata tenendo il proprio dispositivo con entrambe le mani, così da evitare il rischio di caduta dello stesso sul materiale.

Per quanto riguarda i materiali consultati in riproduzione sulle postazioni PC della Sala Manoscritti e rari, l’utenza può richiedere al momento, mediante apposito modulo, di riceverne gratuitamente copia. Le immagini verranno inviate a mezzo email in formato per uso di studio e corredate da filigrana della Biblioteca.

Per la pubblicazione e per qualsiasi utilizzo commerciale o diverso dalla finalità di studio, è necessario presentare alla Direzione la richiesta di autorizzazione, utilizzando il modulo predisposto a tale scopo.

Informazioni

Il personale Responsabile di Sala fornisce assistenza bibliografica e alla ricerca in sede, dalle ore 9 fino alle ore 13.30 e informazioni scritte, su richiesta da inviare a ManoscrittiArchiginnasio@comune.bologna.it, dal lunedì al venerdì, esclusi i festivi, dalle ore 9 fino alle ore 13.30 (i messaggi pervenuti in altri giorni e orari verranno presi in carico alla riapertura del servizio).

Si forniscono informazioni telefoniche soltanto di carattere generale (orari, modalità di ammissione, norme per la consultazione, servizi) o relative alla prenotazione di documenti.

Le informazioni fornite dalla Biblioteca hanno lo scopo di aiutare nell’individuazione, all’interno delle collezioni affidate alla Sezione, delle fonti e della bibliografia utili alla ricerca.

Il personale Responsabile di Sala non è tenuto ad effettuare trascrizioni di documenti né a sostituirsi all’utenza nell’attività di studio e ricerca.